POLÍTICA DE PRIVACIDADE

Histórico de alterações

1.    OBJETIVO
2.    APLICAÇÃO
3.    NORMAS RELACIONADAS
4.    DIRETRIZES GERAIS
5.    DIRETRIZES GERAIS DE ACORDO COM A LGPD (LEI Nº 13.709/ 2018)
6.    PRINCÍPIOS
De acordo com a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais, todos os tratamentos realizados em um dado pessoal, devem ser pautados nos Princípios trazidos pela Lei, em seu artigo 6º, são eles:
7.    BASES LEGAIS
8.    DAS ATIVIDADES DE TRATAMENTOS
9.    COMPARTILHAMENTO DE DADOS
10.   DIREITO DOS TITULARES
11.   MEDIDAS DE SEGURANÇA ADOTADAS

ENCARREGADO: LAURA PORTO
CANAL DE COMUNICAÇÃO: DPO@16RI.COM.BR

OBJETIVO

• Esta Política tem por finalidade trazer a devida autodeterminação informativa ao titular de dados pessoais.
• Mostrar as diretrizes seguidas pelo 16º Registro de Imóveis de São Paulo zelando por todos os princípios trazidos pela Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais e o balanceamento entre a finalidade e adequação. 

APLICAÇÃO

•  Esta Política é atribuída a todos os colaboradores e prestadores de serviços do 16º Registro de Imóveis de São Paulo assim como ao Delegatário.
• Esta política será atualizada de acordo com as necessidades legais e de novos processos que eventualmente surgirem.
• Fica determinado que esta Política será reanalisada anualmente pelo Encarregado de Dados Pessoais.
• Fica determinado que qualquer alteração na Política, será dada a devida publicidade aos Titulares de dados pessoais.

NORMAS RELACIONADAS

• LGPD - LEI Nº 13.709/ 2018.
• ABNT ISO/IEC 27701:2019.
• PROVIMENTO CNJ Nº 74/2018
• PROVIMENTO CGJ-CG Nº 23/2020
• 3.5 PROVIMENTO CNJ Nº 134/2022

DIRETRIZES GERAIS

• Os serviços notariais e de registro são exercidos em caráter privado, por delegação do Poder Público.  (Constituição Federal)
• Os serviços notariais e de registro são os de organização técnica e administrativa destinados a garantir a publicidade, autenticidade, segurança e eficácia dos atos jurídicos. (Lei nº 8.935/94)
• Notário, ou tabelião, e oficial de registro, ou registrador, são profissionais do direito, dotados de fé pública, a quem é delegado o exercício da atividade notarial e de registro. (Lei nº 8.935/94)
• Ainda que as serventias extrajudiciais exerçam um serviço de caráter público, o fazem de forma privada, na figura do Tabelião ou Registrador, por delegação.
• Incumbe aos notários e aos oficiais de registro praticar, independentemente de autorização, todos os atos previstos em lei necessários à organização e execução dos serviços, podendo, ainda, adotar sistemas de computação, microfilmagem, disco ótico e outros meios de reprodução. (Lei nº 8.935/94)
• Enquanto na prestação da atividade típica, a serventia extrajudicial, está sujeita ao regime público, definido no artigo 23, §4º, da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais. (Lei nº 13.709/ 2018)
• Enquanto na prestação da atividade típica, a serventia extrajudicial está enquadrada na BASE LEGAL de cumprimento de obrigação legal, “Art. 7º, II - para o cumprimento de obrigação legal ou regulatória pelo controlador”. (Lei nº 13.709/ 2018)
• Havendo tratamentos que fujam do caráter típico, os mesmos serão enquadrados nas demais bases legais, e trazidas nesta Política.
• O recebimento de dados pessoais pela serventia se dará, conforme já mencionado, em virtude de cumprimento de obrigação legal ou regulatória, podendo ocorrer de forma presencial, ou eletrônica, por meio das centrais estabelecidas por meio de Leis e Provimentos.

DIRETRIZES GERAIS DE ACORDO COM A LGPD (LEI Nº 13.709/ 2018)

• DADO PESSOAL: informação relacionada a pessoa natural identificada ou identificável;
•  DADO PESSOAL SENSÍVEL: dado pessoal sobre origem racial ou étnica, convicção religiosa, opinião política, filiação a sindicato ou a organização de caráter religioso, filosófico ou político, dado referente à saúde ou à vida sexual, dado genético ou biométrico, quando vinculado a uma pessoa natural;
• DADO ANONIMIZADO: dado relativo a titular que não possa ser identificado, considerando a utilização de meios técnicos razoáveis e disponíveis na ocasião de seu tratamento;
• BANCO DE DADOS: conjunto estruturado de dados pessoais, estabelecido em um ou em vários locais, em suporte eletrônico ou físico;
• TITULAR: pessoa natural a quem se referem os dados pessoais que são objeto de tratamento;
• CONTROLADOR: pessoa natural ou jurídica, de direito público ou privado, a quem competem as decisões referentes ao tratamento de dados pessoais;
• OPERADOR: pessoa natural ou jurídica, de direito público ou privado, que realiza o tratamento de dados pessoais em nome do controlador;
• ENCARREGADO: pessoa indicada pelo controlador e operador para atuar como canal de comunicação entre o controlador, os titulares dos dados e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD)
• AGENTES DE TRATAMENTO: o controlador e o operador;
• TRATAMENTO: toda operação realizada com dados pessoais, como as que se referem a coleta, produção, recepção, classificação, utilização, acesso, reprodução, transmissão, distribuição, processamento, arquivamento, armazenamento, eliminação, avaliação ou controle da informação, modificação, comunicação, transferência, difusão ou extração;
• ANONIMIZAÇÃO: utilização de meios técnicos razoáveis e disponíveis no momento do tratamento, por meio dos quais um dado perde a possibilidade de associação, direta ou indireta, a um indivíduo;
• COCONTROLADOR:  Haverá cocontroladoria, quando dois ou mais responsáveis pelo tratamento determinarem conjuntamente as finalidades e os meios do tratamento de dados pessoais. (guia orientativo para definições dos agentes de tratamento de dados pessoais e do encarregado- ANPD)
• AUTORIDADE NACIONAL DE PROTEÇÃO DE DADOS (ANPD): A ANPD é órgão da administração pública, atualmente integrante da Presidência da República, responsável por zelar, implementar e fiscalizar o cumprimento desta Lei em todo o país, com a prerrogativa de aplicar sanções em caso de descumprimento das disposições da norma.

PRINCÍPIOS

De acordo com a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais, todos os tratamentos realizados em um dado pessoal, devem ser pautados nos Princípios trazidos pela Lei, em seu artigo 6º, são eles:

• BOA FÉ: Caput
• FINALIDADE: realização do tratamento para propósitos legítimos, específicos, explícitos e informados ao titular, sem possibilidade de tratamento posterior de forma incompatível com essas finalidades;
• FINALIDADE: compatibilidade do tratamento com as finalidades informadas ao titular, de acordo com o contexto do tratamento;
• NECESSIDADE: limitação do tratamento ao mínimo necessário para a realização de suas finalidades, com abrangência dos dados pertinentes, proporcionais e não excessivos em relação às finalidades do tratamento de dados;
• LIVRE ACESSO: garantia, aos titulares, de consulta facilitada e gratuita sobre a forma e a duração do tratamento, bem como sobre a integralidade de seus dados pessoais;
• QUALIDADE DOS DADOS: garantia, aos titulares, de exatidão, clareza, relevância e atualização dos dados, de acordo com a necessidade e para o cumprimento da finalidade de seu tratamento;
• TRANSPARÊNCIA: garantia, aos titulares, de informações claras, precisas e facilmente acessíveis sobre a realização do tratamento e os respectivos agentes de tratamento, observados os segredos comercial e industrial;
• SEGURANÇA: utilização de medidas técnicas e administrativas aptas a proteger os dados pessoais de acessos não autorizados e de situações acidentais ou ilícitas de destruição, perda, alteração, comunicação ou difusão;
• PREVENÇÃO: adoção de medidas para prevenir a ocorrência de danos em virtude do tratamento de dados pessoais;
• NÃO DISCRIMINAÇÃO: impossibilidade de realização do tratamento para fins discriminatórios ilícitos ou abusivos;
• RESPONSABILIZAÇÃO E PRESTAÇÃO DE CONTAS: demonstração, pelo agente, da adoção de medidas eficazes e capazes de comprovar a observância e o cumprimento das normas de proteção de dados pessoais e, inclusive, da eficácia dessas medidas.

BASES LEGAIS

A Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais, estabelece um rol de bases legais que que legitimam um tratamento em um dado pessoal, elas estão no atr. 7­­º da LGPD, e são elas:

• mediante o fornecimento de consentimento pelo titular;
• para o cumprimento de obrigação legal ou regulatória pelo controlador;
• pela administração pública, para o tratamento e uso compartilhado de dados necessários à execução de políticas públicas previstas em leis e regulamentos ou respaldadas em contratos, convênios ou instrumentos congêneres, observadas as disposições do capítulo IV desta lei;
• para a realização de estudos por órgão de pesquisa, garantida, sempre que possível, a anonimização dos dados pessoais;
• quando necessário para a execução de contrato ou de procedimentos preliminares relacionados a contrato do qual seja parte o titular, a pedido do titular dos dados;
• para o exercício regular de direitos em processo judicial, administrativo ou arbitral, esse último nos termos da lei nº 9.307, de 23 de setembro de 1996 (lei de arbitragem);
• para a proteção da vida ou da incolumidade física do titular ou de terceiro;
• para a tutela da saúde, exclusivamente, em procedimento realizado por profissionais de saúde, serviços de saúde ou autoridade sanitária;    
• quando necessário para atender aos interesses legítimos do controlador ou de terceiro, exceto no caso de prevalecerem direitos e liberdades fundamentais do titular que exijam a proteção dos dados pessoais; ou
• para a proteção do crédito, inclusive quanto ao disposto na legislação pertinente.

Ressalta-se que como já anteriormente informado, a atividade fim desta serventia, está enquadrada no caráter público do serviço prestado, enquadrando-se assim, na base legal: “II - para o cumprimento de obrigação legal ou regulatória pelo controlador;”
Demais tratamentos de dados pessoais poderão ser fundamentadas em uma ou mais hipóteses dentre as elencadas acima e a finalidade de sua realização será explicitada de forma clara ao titular.
BASES LEGAIS UTILIZADAS

Caso algum destes tratamentos gere um risco às liberdades civis e aos direitos fundamentais, será realizado um Relatório de Impacto, descrevendo os processos e procedimentos de tratamento de dados pessoais, bem como medidas, salvaguardas e mecanismos de mitigação de risco, como disposto na Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais.

DAS ATIVIDADES DE TRATAMENTOS

Como já explicitado, em regra, a serventia apenas tratará um dado pessoal, com base em cumprimento de obrigação legal ou regulatória, sendo assim, para cada ato realizado pela serventia, de caráter público, há uma Lei, Norma ou Provimento que determine a coleta específica de dados pessoais.

COMPARTILHAMENTO DE DADOS

Assim como os demais tratamentos realizados, o compartilhamento de dados pessoais dos usuários da serventia, se dará por meio de cumprimento de obrigação legal ou regulatória. Ressaltando que todos os tratamentos devem ser realizados para a persecução do interesse público.  

DIREITO DOS TITULARES

A Lei Geral de Proteção de dados, traz diversos diretos aos titulares de dados pessoais, com o conceito basilar da autodeterminação informativa sustentando cada um deles, que determina o conceito de cada titular, compreender e determinar os usos e tratamentos realizados em seus dados pessoais. Acobertados sempre pelas devidas restrições legais, e garantida a transparência em todos os processos.
Estes direitos estão elencados no artigo 18 da LGPD, porém, cabe ressaltar que devida a natureza e caráter público da serventia extrajudicial, nem todos os direitos se enquadram em sua totalidade.
Para exercer o seu direito, basta entrar em contato através do e-mail:
CANAL DE COMUNICAÇÃO: DPO@16RI.COM.BR
DPO: LAURA PORTO
E para que possamos atender seu pedido, será necessária sua identificação através de documento pessoal, ressaltamos que estes dados serão usados, única e exclusivamente para te identificar, cumprindo a LGPD.
Ressaltamos o fato do cuidado e zelo dos dados pessoais de nossos usuários, serem muito importantes para nós.
- Destaca-se que de acordo com a LGPD, a Serventia possui 15 dias para responder as requisições dos titulares.
- Pela natureza pública da prestação dos serviços desta serventia extrajudicial, a exclusão dos dados pessoais, não é um direito que pode ser exercido pelo titular de dados.
DIREITOS GARANTIDOS:

• Confirmação da existência de tratamento - Art. 18, I, LGPD

O titular poderá entrar em contato com a serventia e questionar se possuem operações de tratamentos sendo realizadas em seus dados pessoais.  Este contato se dará por meio do Canal de Atendimento direcionado ao Encarregado.

• Acesso aos dados - Art. 18, II, LGPD

O titular de dados pessoais poderá solicitar e receber uma cópia de todos os eventuais dados pessoais coletados e armazenados, de forma facilitada e gratuita, apenas do que constar nos sistemas administrativos da serventia. (Art. Artigo 10, Prov. 134/22, CNJ.)

Ressalta-se o fato destas informações não possuírem fé pública, e qualquer informação adicional sobre o que consta nos atos típicos da serventia, devem ser requeridas através de um pedido de certidão, à qual cabem os devidos emolumentos, de acordo com Artigo 10, §2º, Prov. 134/22, CNJ.

• Correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados - Art. 18 III, LGPD

 Apenas referente aos dados pessoais que constarem nos sistemas administrativos do cartório.

• Informação das entidades públicas e privadas com as quais esta serventia realizou o Uso Compartilhado de dados - Art. 18 VII, LGPD

O titular de dados pessoais possui o direito de saber com quais entidades públicas e privadas esta serventia pode realizar o compartilhamento de dados, o que é informado por meio desta Política de Privacidade e Proteção de Dados, caos tenha alguma dúvida, pedimos que nos contate por meio do Canal de Atendimento.

• Informação sobre a possibilidade de não fornecer consentimento e sobre as consequências da negativa - Art. 18, VIII, LGPD, Revogação do Consentimento (Art. 18, IX, LGPD)

Como já explicitado anteriormente, o consentimento não é uma das bases legais que se aplica ao serviço típico do cartório. Caso haja algum tipo de tratamento onde haja o enquadramento desta base legal, este será informado nesta Política, e estes direitos serão garantidos.

• Ser informado sobre o uso da base legal do Legítimo Interesse

Como já explicitado anteriormente, o legítimo interesse não é uma das bases legais que se aplica ao serviço típico do cartório. Os tratamentos que o utilizam como base legal estão disciplinados nesta Política, caos tenha alguma dúvida, pedimos que nos contate por meio do Canal de Atendimento.

• Ser informado no caso de um vazamento de dados pessoais

Caso tenhamos algum tipo de violação que envolva dados pessoais, o titular tem o direito de ser informado. Esta prática já faz parte de nosso plano de Resposta a Incidentes.

TRANSFERÊNCIA INTERNACIONAL DE DADOS

O 16º Registro de Imóveis de São Paulo não realiza transferência internacional dos dados pessoais dos usuários dos serviços da serventia.

MEDIDAS DE SEGURANÇA ADOTADAS

O 16º Registro de Imóveis de São Paulo zela imensamente pelos seus dados pessoais, e temos o dever de guarda e sigilo de forma intrínseca na natureza da prestação de nosso serviço.
Tomamos diversas medidas técnicas e administrativas a fim de zelar pelo sigilo e guarda de seus dados pessoais, garantindo a integridade, confidencialidade e disponibilidade dos dados pessoais dos usuários.
Todos os funcionários e colaboradores, contam com um termo de sigilo e confidencialidade assinados.
Assim como eventuais terceiros contratados para a prestação de algum serviço, entendidos pela LGPD como Operadores, possuem aditivos contratuais firmados, garantindo a guarda, sigilo e responsabilização pelo tratamento de dados pessoais que possam eventualmente ter acesso.
Toda a parte tecnológica referente à Segurança da Informação, é realizada por empresa contratada altamente qualificada para zelar pelos dados dos usuários.
Ressaltamos também, que a serventia se encontra de acordo com o Provimento 74/2018, do CNJ que versa sobre os requisitos de tecnologia da informação das serventias extrajudiciais.
Esta serventia possui backups regulares, controles de acessos ao sistema, sistemas atualizados de antivírus e firewall, controles de acesso em suas instalações, unidade de alimentação ininterrupta (nobreak), e acompanhamento constante de profissionais da área.
Contamos com um Plano de resposta a incidentes, elaborado por consultoria especializada, que consiste entre medidas administrativas e técnicas, com a comunicação ao titular, quando envolver risco ou dano relevante (Art. 48 da LGPD), à ANPD, ao Juiz Corregedor Permanente e a? Corregedoria Geral da Justic?a, no prazo máximo de 48 horas u?teis, contados a partir do seu conhecimento, de incidente que possa acarretar risco ou dano relevante aos titulares. (Art. 13, Prov. 134/22, CNJ)
A comunicação sobre a descrição da natureza, riscos, titulares envolvidos, medidas técnicas e de segurança utilizadas, risco e medidas adotadas para o tratamento do incidente, será feita conforme diretrizes e o prazos definido pela ANPD, sem prejuízo da comunicação ao Juiz Corregedor Permanente.
Esta Política de Privacidade e Proteção de Dados será revisada continuamente e pode ser alterada a qualquer tempo, conforme haja necessidade.
Se você ainda possui qualquer questionamento sobre a forma como seus dados pessoais são tratados, pedimos que nos contate em: DPO@16RI.COM.BR.